En el mundo empresarial actual, donde la eficiencia y la reducción de costos son clave, muchas organizaciones están optando por externalizar servicios que antes gestionaban internamente. Uno de estos servicios es el outsourcing de impresión, una solución cada vez más común en empresas de todos los tamaños.

¿En qué consiste el outsourcing de impresión?

El outsourcing de impresión, también conocido como gestión externa de impresión o MPS (Managed Print Services), consiste en delegar a un proveedor especializado todas las tareas relacionadas con la impresión de documentos. Esto no solo incluye la provisión de equipos, sino también su mantenimiento, el suministro automático de tinta o tóner, el soporte técnico y el monitoreo de la actividad de impresión.

En lugar de comprar impresoras y ocuparse de su gestión, la empresa firma un contrato con un proveedor que se encarga de todo, generalmente bajo un modelo de pago mensual o por volumen de páginas impresas.

Servicios que incluye

Los proveedores de outsourcing de impresión ofrecen un servicio integral. En la mayoría de los casos, entregan los equipos en comodato, lo que evita inversiones iniciales. También se encargan de la instalación, la configuración y la puesta en marcha, así como del mantenimiento correctivo y preventivo.

Otra característica clave es la reposición automatizada de insumos: cuando una impresora detecta que está por quedarse sin tinta o tóner, el proveedor lo recibe en su sistema y envía el repuesto sin que nadie tenga que solicitarlo. Además, se incluye el monitoreo constante del parque de impresión, con reportes sobre el uso por áreas, usuarios o departamentos, lo que permite tomar decisiones más informadas.

En algunos casos, el servicio también incluye herramientas de seguridad documental, como la impresión por autenticación (mediante PIN o tarjeta), lo que ayuda a proteger información sensible y reducir impresiones innecesarias.

Principales ventajas

Una de las ventajas más evidentes es el ahorro de costos. Al centralizar la gestión con un solo proveedor, se evitan gastos innecesarios en insumos, reparaciones o renovaciones de equipos. También se gana en previsibilidad financiera, ya que el servicio suele estar estructurado en cuotas fijas o costos variables fácilmente controlables.

Otro beneficio importante es el aumento de la productividad. Al no tener que preocuparse por problemas técnicos, falta de insumos o equipos obsoletos, los empleados pueden concentrarse en sus tareas principales. Además, el soporte técnico especializado garantiza una rápida resolución de cualquier inconveniente.

El outsourcing también ofrece mayor visibilidad y control. Con el acceso a reportes detallados sobre los hábitos de impresión, las empresas pueden detectar excesos, implementar políticas de uso responsable y reducir el desperdicio.

Por último, es una solución que contribuye a una gestión más sostenible, ya que muchas veces los proveedores ofrecen equipos de bajo consumo energético y promueven prácticas de impresión responsable que ayudan a reducir el impacto ambiental.

En el día a día de cualquier empresa, las impresoras suelen pasar desapercibidas… hasta que dejan de funcionar. Cartuchos que se agotan, fallas técnicas, impresoras fuera de servicio y empleados esperando. Todo esto no solo genera estrés, sino también un gasto constante que muchas veces no se nota hasta que se suma a fin de mes. ¿La solución? Tercerizar el servicio de impresoras.

¿Qué significa tercerizar el servicio de impresión?

Tercerizar significa delegar la gestión de tus impresoras (incluyendo mantenimiento, insumos, soporte técnico y hasta la renovación de equipos) a una empresa especializada. Este modelo, también conocido como servicio gestionado de impresión (MPS, por sus siglas en inglés), permite que el proveedor se encargue de todo, mientras vos te enfocás en lo importante: hacer crecer tu negocio.

¿Y cómo te ayuda a ahorrar?

1. Menores costos operativos

Olvidate de comprar cartuchos sueltos o llamar al técnico cada vez que algo falla. Al tercerizar, pagás un monto fijo mensual que incluye todo: toner, mantenimiento, asistencia técnica y muchas veces también el alquiler de las impresoras. Esto elimina gastos imprevistos y te da control sobre tus costos.

2. Menos impresiones innecesarias

Los servicios gestionados permiten monitorear cuántas páginas se imprimen, quién las imprime y desde qué dispositivo. Esto ayuda a detectar y reducir el gasto en impresiones innecesarias, lo cual puede representar un ahorro de hasta el 30%, según estudios del sector.

3. Equipos más eficientes sin inversión inicial

Muchas empresas siguen usando impresoras viejas porque “todavía funcionan”. Pero esos equipos consumen más energía, tienen menor rendimiento y se rompen más seguido. Tercerizar el servicio te da acceso a tecnología actualizada, sin tener que invertir en nuevos equipos.

4. Menos tiempo perdido en problemas técnicos

¿Cuántas horas al mes pierde tu equipo lidiando con impresoras que no responden? Cuando tenés soporte técnico dedicado, los problemas se resuelven rápido, muchas veces de forma remota. Eso se traduce en más productividad y menos tiempo perdido.

5. Escalabilidad y flexibilidad

¿Tu empresa crece? El servicio se adapta. ¿Tenés temporada baja? También. Solo pagás por lo que usás, y podés escalar el servicio según tus necesidades reales.

Al tomar la decisión de cómo gestionar las impresoras en tu empresa, es fundamental evaluar dos opciones principales: comprar o alquilar las impresoras. Ambas opciones ofrecen ventajas, pero la elección depende de las necesidades y objetivos específicos de tu negocio.

Comprar una impresora: ventajas y consideraciones

Ventajas:

• Propiedad a largo plazo: Al comprar una impresora, tienes control total sobre el equipo sin tener que depender de un contrato. Esto puede ser ideal si planeas utilizar la impresora durante varios años.

• Sin pagos mensuales: Una vez que se realiza la compra, no hay pagos recurrentes, lo que puede ser atractivo para empresas con un flujo de caja estable.

• Control de mantenimiento: Si prefieres gestionar tú mismo el mantenimiento y las reparaciones, la compra te da libertad para elegir el servicio que mejor se adapte a tus necesidades.

Consideraciones:

• Inversión inicial elevada: El principal inconveniente de comprar una impresora es el costo inicial, que puede ser considerable, especialmente si necesitas equipos de alta gama.

• Desgaste y obsolescencia: Las impresoras requieren mantenimiento y reemplazo de piezas con el tiempo. Además, la tecnología avanza rápidamente, por lo que la impresora que compras hoy puede quedar obsoleta en pocos años.

• Gastos de mantenimiento: El mantenimiento y las reparaciones pueden generar costos adicionales que no habías anticipado.

Alquilar una impresora: una opción flexible y rentable

El alquiler de impresoras ha ganado popularidad en los últimos años debido a sus beneficios inmediatos para empresas de todos los tamaños. Al alquilar, accedes a equipos de última tecnología sin el compromiso de una compra costosa.

Ventajas:

• Costo mensual fijo: El alquiler te permite tener un pago mensual fijo que cubre todos los costos de mantenimiento, reparaciones y suministros. Esto facilita la planificación del presupuesto sin sorpresas.

• Sin preocupaciones de mantenimiento: El proveedor se encarga del mantenimiento preventivo y las reparaciones, lo que te ahorra tiempo y recursos.

• Acceso a equipos de última generación: Al alquilar, puedes asegurarte de tener siempre equipos actualizados sin tener que hacer una nueva inversión cada pocos años.

• Escalabilidad: Si las necesidades de impresión de tu empresa cambian, puedes ajustar el contrato para adaptarte al crecimiento o reducción de tus necesidades.

Consideraciones:

• Costo a largo plazo: Si bien el alquiler puede ser más asequible a corto plazo, los pagos mensuales pueden acumularse con el tiempo. En algunos casos, a largo plazo, el costo total de alquiler puede superar el costo de comprar una impresora.

• Sin propiedad: Al finalizar el contrato de alquiler, el equipo no es tuyo. Si te interesa mantenerlo, tendrás que negociar una compra o renovar el contrato.

¿Cuándo elegir comprar o alquilar?

La elección entre comprar o alquilar depende de diversos factores:

1. Duración del uso: Si tu empresa necesita una impresora para muchos años y tiene un presupuesto para la compra inicial, adquirir el equipo puede ser la mejor opción.

2. Volumen de impresión: Si tu empresa imprime grandes cantidades de documentos regularmente, alquilar una impresora puede ser más económico y práctico debido al mantenimiento constante.

3. Presupuesto inicial: Si el presupuesto de tu empresa es limitado o necesitas reducir los gastos iniciales, alquilar es una opción más accesible.

4. Flexibilidad: Si tu negocio está en crecimiento o cambio constante, alquilar te da la flexibilidad de adaptarte sin comprometerte a una compra a largo plazo.