En el mundo empresarial actual, donde la eficiencia y la reducción de costos son clave, muchas organizaciones están optando por externalizar servicios que antes gestionaban internamente. Uno de estos servicios es el outsourcing de impresión, una solución cada vez más común en empresas de todos los tamaños.

¿En qué consiste el outsourcing de impresión?

El outsourcing de impresión, también conocido como gestión externa de impresión o MPS (Managed Print Services), consiste en delegar a un proveedor especializado todas las tareas relacionadas con la impresión de documentos. Esto no solo incluye la provisión de equipos, sino también su mantenimiento, el suministro automático de tinta o tóner, el soporte técnico y el monitoreo de la actividad de impresión.

En lugar de comprar impresoras y ocuparse de su gestión, la empresa firma un contrato con un proveedor que se encarga de todo, generalmente bajo un modelo de pago mensual o por volumen de páginas impresas.

Servicios que incluye

Los proveedores de outsourcing de impresión ofrecen un servicio integral. En la mayoría de los casos, entregan los equipos en comodato, lo que evita inversiones iniciales. También se encargan de la instalación, la configuración y la puesta en marcha, así como del mantenimiento correctivo y preventivo.

Otra característica clave es la reposición automatizada de insumos: cuando una impresora detecta que está por quedarse sin tinta o tóner, el proveedor lo recibe en su sistema y envía el repuesto sin que nadie tenga que solicitarlo. Además, se incluye el monitoreo constante del parque de impresión, con reportes sobre el uso por áreas, usuarios o departamentos, lo que permite tomar decisiones más informadas.

En algunos casos, el servicio también incluye herramientas de seguridad documental, como la impresión por autenticación (mediante PIN o tarjeta), lo que ayuda a proteger información sensible y reducir impresiones innecesarias.

Principales ventajas

Una de las ventajas más evidentes es el ahorro de costos. Al centralizar la gestión con un solo proveedor, se evitan gastos innecesarios en insumos, reparaciones o renovaciones de equipos. También se gana en previsibilidad financiera, ya que el servicio suele estar estructurado en cuotas fijas o costos variables fácilmente controlables.

Otro beneficio importante es el aumento de la productividad. Al no tener que preocuparse por problemas técnicos, falta de insumos o equipos obsoletos, los empleados pueden concentrarse en sus tareas principales. Además, el soporte técnico especializado garantiza una rápida resolución de cualquier inconveniente.

El outsourcing también ofrece mayor visibilidad y control. Con el acceso a reportes detallados sobre los hábitos de impresión, las empresas pueden detectar excesos, implementar políticas de uso responsable y reducir el desperdicio.

Por último, es una solución que contribuye a una gestión más sostenible, ya que muchas veces los proveedores ofrecen equipos de bajo consumo energético y promueven prácticas de impresión responsable que ayudan a reducir el impacto ambiental.